Як підключити Google Calendar і Zoom до бота

Коротка відповідь: у розділі «Інтеграції», у блоці «Бронювання», ви підключаєте Google Calendar входом у Google-акаунт, Zoom — трьома значеннями з їхнього кабінету розробника. Далі у воронку ставите блок «Бронювання»: бот сам показує вільні слоти з вашого календаря, створює подію в календарі та зустріч у Zoom, а посилання на зустріч ви підставляєте в повідомлення. Докладніше про всі налаштування — на сторінці документації Онлайн-запис: Google Calendar і Zoom у воронці. Нижче — кроки з полями, які треба заповнити.

Людина в боті натискає кнопку запису у вашій воронці → бачить вільні часи з вашого календаря → обирає → у вашому календарі зʼявляється подія, у Zoom створюється зустріч, а посилання потрапляє в поле контакта і в повідомлення, яке ви налаштуєте. Слоти беруться з реального календаря, а не зі списку, який ви ведете окремо, тому зайнятий час бот не показує.

1. Відкрийте розділ «Інтеграції», блок «Бронювання».
2. Натисніть «Підключити Google Calendar».
3. Увійдіть у Google-акаунт, календар якого має використовуватись, і дозвольте доступ.
4. Після повернення у блоці буде видно пошту підключеного акаунта — це підтвердження, що все зʼєдналось.

Якщо треба змінити акаунт — біля підключення є «Відключити», після чого підключаєте інший. А щоб підключити ще один календар (наприклад, іншого спеціаліста), натисніть «Додати Google-акаунт»: у кожному блоці бронювання потім обирається, чий календар використовувати.

Права: підключати інтеграції може власник або адміністратор акаунта.

Який календар використовується: основний календар підключеного акаунта; події з додаткових календарів не враховуються. Тому для роботи зручно мати окремий Google-акаунт під бізнес, а не змішувати з особистими подіями — інакше бот вважатиме зайнятим час вашого візиту до стоматолога (що, з іншого боку, теж правильно).

Zoom підключається власним застосунком — це означає, що зустрічі створюються від вашого акаунта, з вашими налаштуваннями й вашими обмеженнями тарифу Zoom.

1. Відкрийте marketplace.zoom.us і увійдіть у свій Zoom-акаунт.
2. Develop → Build App → Server-to-Server OAuth.
3. Створіть застосунок, скопіюйте три значення: Account ID, Client ID, Client Secret.
4. Поверніться в «Інтеграції», блок «Бронювання», вставте всі три значення в поля Zoom Account ID, Zoom Client ID, Zoom Client Secret і натисніть «Підключити».

Підключення зʼявиться у списку. Якщо Zoom не підключати, бронювання все одно працює — у календарі створюється звичайна подія без відео-посилання, а місце ви вказуєте самі в тексті підтвердження.

У редакторі воронки додайте блок «Бронювання». Поля, які треба заповнити:

Три поля, які часто пропускають, а вони найкорисніші:

• email гостя з поля — якщо у вас є пошта людини (запитали раніше у воронці), Google надішле їй запрошення на пошту з кнопкою «додати в календар»;
• zoom-лінк у поле — посилання на зустріч записується в поле контакта, і його можна вставити в будь-яке наступне повідомлення, наприклад у підтвердження чи нагадування за годину;
• час зустрічі у поле — те саме з часом: далі його зручно підставляти в нагадування.

Бронювання без нагадувань втрачає сенс: більшість неявок — це не передумали, а забули.

Після блока бронювання поставте «Затримку» в режимі «до дати» (береться з поля «час зустрічі у поле» зі зсувом, наприклад мінус 1 день) і повідомлення. Робоча схема — два нагадування: за добу і за 2 години. У тексті використайте поля з часом і посиланням, які ви заповнили на кроці 3, — тоді людина отримає готове «завтра о 14:00, ось посилання», а не абстрактне «нагадуємо про зустріч».

Кнопку «Перенести» варто додати одразу: людині простіше натиснути її, ніж писати вам, а вам простіше, ніж чекати на порожній зустрічі. Технічно вона веде в дію «скасувати бронювання» і назад у блок бронювання з новим вибором часу.

Не пропускайте цей крок — він займає три хвилини й економить перший зіпсований запис.

1. Опублікуйте воронку.
2. Пройдіть її самі в боті від початку.
3. Оберіть час, підтвердіть.
4. Перевірте: подія зʼявилась у Google Calendar, посилання Zoom робоче, повідомлення з підтвердженням прийшло, поля з часом і посиланням заповнились у картці контакта.
5. Скасуйте тестову зустріч.

Що дивитись, якщо слоти не показуються: чи не зайнятий увесь діапазон подіями в календарі, чи правильний часовий пояс, чи не стоїть занадто вузьке вікно робочих годин, чи не замале вікно «шукати час з … по …». Також слоти не пропонуються ближче ніж за 2 години від поточного моменту.

Чи обовʼязковий Zoom?

Ні. Без нього бронювання працює, зустрічі створюються без відео-посилання. Місце зустрічі ви вказуєте самі в тексті підтвердження — наприклад адресу чи своє посилання на відеодзвінок. Створювати зустрічі саме в Google Meet сервіс не вміє — відео-зустрічі створюються тільки в Zoom.

Чи можна використати не Google Calendar?

Наразі підтримується Google Calendar. Якщо ви ведете інший календар, найпростіший шлях — налаштувати в ньому синхронізацію з Google.

Чи побачить клієнт мої інші події?

Ні. Він бачить лише вільні слоти. Зміст ваших подій нікому не показується.

Що буде, якщо два клієнти оберуть один час одночасно?

Слот стає недоступним після підтвердження першим. Другому бот надішле повідомлення «якщо слот щойно зайняли» і покаже оновлений список вільних слотів.

Чи можна показувати різні слоти для різних послуг?

Так — це різні блоки бронювання з різною тривалістю, назвою і робочими годинами. Розводяться кнопкою на попередньому кроці воронки. З кількома майстрами так само: у кожного свій Google-акаунт і свій блок бронювання.

Чи можна скасувати або перенести зустріч?

Так. У картці контакта є дії «Перенести на цей час» і «Скасувати зустріч» із можливістю одразу повідомити людину. У воронці скасування робиться дією «скасувати бронювання» (вона скасовує всі активні майбутні зустрічі цього контакта).

Скільки акаунтів Google можна підключити?

Кілька: кнопка «Додати Google-акаунт» додає ще один календар поруч із наявним, а в кожному блоці бронювання обирається, чий календар він використовує.